Perché avere un’agenda e come organizzarla.

Ciao, oggi vi voglio parlare dell’importanza di avere un’agenda e di come organizzarla.

Innanzitutto perché è importante avere un’agenda? Io direi per 3 motivi:

1) Avere i tuoi impegni ben chiari e definiti, ti permette di avere la mente più libera e potrai concentrarti sulle cose importanti al 100%.

2) Hai più consapevolezza dei tuoi impegni;

3) Incentiva la creatività. Questo perché, per quanto si voglia adottare uno stile minimale e semplice, impostare la propria agenda, ti costringe ad essere fantasioso e ad sperimentare.

Quale agenda scegliere? La risposta a questa domanda è molto personale. C’è chi non riesce ad avere i pensieri chiari se non li scandisce secondo per secondo e a chi, invece, è sufficiente un foglio di carta con la liste delle cose da fare. (ho parlato di questo anche in un altro mio articolo, se ti interessa ti lascio qui il link). Quindi a questa domanda puoi rispondere solo tu, sperimentando e cercando di capire quale tipo di agenda asseconda meglio i tuoi standard. In commercio potrai trovare diverse agende:

- Settaggio giornaliero;

- Settaggio settimanale;

-Settaggio mensile;

- Agenda da scrivania;

-Agenda tascabili;

- e molte altre.

Personalmente sto utilizzando un’agenda di Tiger che ha sia un settaggio mensile, sia un settaggio settimanale. (Continua a leggere l’articolo per vedere foto e le specifiche della mia agenda).

Come impostare la propria agenda.

Anche qui, la risposta è molto personale ma, per aiutarti, ho deciso di spiegarti come io imposto la mia. Voglio innanzitutto dire che non sempre sono stata una patita delle agende, o meglio, ho sempre voluto esserlo ma non riuscivo ad essere costante: Le iniziavo ma non le finivo mai. Se ti stai chiedendo come ho fatto a cambiare, beh in realtà non lo so nemmeno io. Questo perché sono fermamente convinta che ci sono momenti della vita in cui capisci che devi cambiare, in cui capisci i tuoi errori e ti migliori. Prima o poi avrai quel momento, e quello che sembrava tanto difficile, diventerà una passeggiata. (Se stai passando un periodo negativo e voi cambiare le cose, ti lascio qui il link di “Periodi negativi e come affrontarli.) Ora passiamo all’agenda.

Nelle prime pagine dell’agenda è presente un piccolo calendario

dell’anno. Sono onesta, non mi è mai stato utile però, ripeto, è una questione molto soggettiva. Quest’agenda presenta dei divisori che riportano le prime tre lettere di ogni mese, molto utili per non sprecare tempo quando la si sfoglia.

Per ogni mese c’è:

Una prima pagine dov’è possibile scrivere delle note;

Un calendario del mese, affiancato da una colonna laterale dov’è possibile scrivere;

Il settaggio settimanale con un piccolo spazio per le note;

E una pagina finale per i promemoria.

Come uso questi spazi?

La prima pagina di ogni mese (quella delle note) la utilizzo per scrivere gli obiettivi del mese e il mio Buget di partenza (cioè il mio saldo totale).

Questo mi aiuta a fissare, mese per mese, non solo i progressi ma anche a tenere sotto controllo le mie finanze.

Ogni primo giorno del mese, nel calendario, metto quegli impegni che so di dover rispettare e/o eventi importanti. (compleanni, visite, esami ecc..). Nella colonna vicina, invece, spesso faccio un piccolo color code: assegno ad ogni colore un campo d’applicazione, “azzurro= lavoro, Arancione=università, Rosa= personale ecc..”. Personalmente ho quest’abitudine: La prima cosa che faccio appena mi sveglio,

è prendere l’agenda e spuntare il giorno sul calendario

Per quanto riguarda il settaggio della settimana il discorso è un po' più lungo. Parto col dirti che la prima cosa che faccio è dedicare, ogni domenica, un po' di tempo a segnare gli impegni della settimana di ogni giorno e tutto ciò che voglio fare il giorno seguente. Quest’ultima cosa la faccio tutti i giorni: a fine giornata, quando ho spuntato tutte le cose fatte, scrivo quello che voglio fare il giorno seguente. Nello spazio a piè di pagina, scrivo invece come mi sono sentita durante la settimana: se sono stata produttiva, se sono stata felice, se ho fatto sport ecc… In generale, quando scrivo gli impegni della settimana, tendo a non esagerare. Cerco di essere realista e non mettere troppe cose da fare.

Nello svolgere le mie task, do la priorità a quelle che richiedono più tempo e che sono più impegnative. Questo per due motivi:

-Perché, essendo veramente troppo perfezionista, tenderei a dedicare troppo tempo a cose che si possono svolgere più velocemente;

-E, soprattutto, perché fare prima le cose difficili e poi quelle facili mi dà l’idea che il lavoro sia sempre in discesa, e questo mi aiuta a non perdere la concentrazione e a non farmi avvilire dalle troppe cose da fare.

Nell’ultima pagina del mese, quello dell’elenco dei promemoria, faccio un piccolo check finale.

Ogni ultimo del mese faccio queste cose:

1) torno alla prima pagina e valuto se ho portato a termine i miei obiettivi del mese;

2) Mi faccio delle domande ( ti potrebbe interessare anche “I propositi dell’anno nuovo”, ti lascio il link perché non è mai troppo tardi per i buoni propositi): -Come sono stata?

-Sono orgogliosa di me?

-Ho raggiunto i miei obiettivi?

-Cosa va bene?

-Cosa devo migliorare?

3) Preparo il settaggio del mese successivo

So che sembrano tante cose da fare e che la prima cosa che viene in mente: “è una perdita di tempo”. Lo pensavo anch’io quando ho iniziato a farlo ma mi sono resa conto che, invece, è molto utile. E’ utile perché ti rendi conto di come cresci mese per mese, di come ti sei sentito mese per mese, e non perdi la testa dietro alla miriade di cose da fare.

Ti voglio lasciare, quindi, con questa citazione:

“Se puoi sognarlo, puoi farlo” –Walt Disney

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Alla prossima!